E-ARŞİV FATURA NEDİR ?
E-arşiv fatura, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip olan, elektronik ortamda düzenlenen ve saklanan faturalardır. E-arşiv fatura, e-fatura sistemine kayıtlı olmayan mükelleflere veya son kullanıcılara kesilir.
E-arşiv faturanın temel özellikleri:
- Elektronik Ortam: E-arşiv faturaları, kağıt yerine elektronik ortamda oluşturulur, gönderilir ve saklanır.
- Hukuki Geçerlilik: Vergi Usul Kanunu’na göre, e-arşiv faturaları kağıt faturalarla aynı hukuki geçerliliğe sahiptir.
- Güvenlik: E-arşiv faturaları, elektronik imza veya mali mühür ile imzalanarak güvenliği sağlanır.
- Standart Format: E-arşiv faturaları, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından belirlenen standart formatta (UBL-TR) oluşturulur.
E-arşiv faturanın avantajları:
- Maliyet Tasarrufu: Kağıt, baskı, postalama ve arşivleme maliyetlerini azaltır.
- Zaman Tasarrufu: Fatura oluşturma, gönderme ve arşivleme süreçlerini hızlandırır.
- Çevre Dostu: Kağıt kullanımını azaltarak çevreye katkıda bulunur.
- Arşivleme Kolaylığı: Elektronik ortamda kolayca arşivlenebilir ve erişilebilir.
- Hata Azalması: Manuel işlemleri azaltarak hataları en aza indirir.
- Hızlı Erişim: Faturalara elektronik ortamda hızlı ve kolay bir şekilde erişilebilir.
- Muhasebe Entegrasyonu: Muhasebe sistemleriyle entegre olarak otomatik veri aktarımını sağlar.
E-arşiv faturaya geçiş:
- E-arşiv faturaya geçiş zorunluluğu, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen ciro ve sektör kriterlerine göre değişmektedir.
- E-arşiv faturaya geçmek isteyen mükellefler, GİB’in e-arşiv fatura portalı veya özel entegratörler aracılığıyla sisteme dahil olabilirler.
- E-arşiv faturaya geçiş için, mali mühür veya elektronik imza sahibi olmak gerekmektedir.
E-fatura ve E-arşiv fatura farkı:
- E-fatura, e-fatura mükelleflerine kesilirken, e-arşiv fatura, e-fatura mükellefi olmayanlara ve son kullanıcılara kesilir.
- E-fatura sisteminde faturalar direkt olarak Gelir İdaresi Başkanlığına iletilir. E-arşiv faturalarda ise fatura kesen mükellef tarafından saklanır ve Gelir İdaresi başkanlığına raporlanır.
E-arşiv fatura, işletmelerin fatura süreçlerini daha verimli, güvenli ve çevre dostu hale getiren önemli bir uygulamadır.
Arşiv Fatura uygulaması, faturanın mükellef tarafından saklanması gereken nüshasının dijital ortamda hazırlanabilmesini sağlar. e-Arşiv fatura, kağıt fatura ile aynı hukuki niteliklere sahip bir fatura türüdür. e-Arşiv fatura sayesinde elektronik fatura sistemine dahil olmayan şirketler veya son kullanıcılara elektronik ortamda fatura gönderimi sağlanır.
Dolayısıyla hem mal/hizmet sağlayıcı hem de son kullanıcı için basılı evrak arşivleme zorunluluğu başta olmak üzere birçok soruna pratik çözüm niteliği taşır. Talep eden müşterilerinize basılı kopyalarını da sunabileceğiniz e-Arşiv Fatura ile ilgili dikkat edilmesi gereken en önemli konu ise Gelir İdaresi Başkanlığı’na sunulması gereken raporlardır. Gelir İdaresi Başkanlığına gönderilen raporlar, faturanın kesildiği günün bir sonraki günü gece 24:00 a kadar gönderilir.
e-Arşiv Fatura uygulamasına geçiş yaparak kârlılığınızı ve iş süreçlerinizdeki verimliliği artırmanıza mümkün kılacak birçok avantaj elde edebilirsiniz.
e-Arşiv Fatura nasıl kesilir?
e-Arşiv Fatura uygulamasının nasıl kesildiğine odaklanmadan önce hangi kitleye gönderilebildiğini bilmekte fayda vardır. Çünkü bu detay, birbiriyle karıştırılan iki uygulama olan e-Arşiv ile e-Fatura arasındaki en temel farklılığı oluşturur. e-Arşiv Fatura, son kullanıcıya/müşteriye gönderilen bir evraktır. Özellikle e-Ticaret odaklı işletmeler, müşterilerine alışveriş sonrasında e-posta aracılığıyla e-Arşiv Fatura gönderimi yapar. Eğer iş ilişkisi içerisinde olduğunuz kitle içerisinde e-Fatura’ya geçiş yapmamış tüzel kişiler varsa, onlara da e-Arşiv faturası gönderebilirsiniz.
e-Arşiv Fatura keserken farklı araçlar kullanabilirsiniz. Dilerseniz doğrudan Gelir İdaresi Başkanlığı’na ait portala giriş yapıp arşiv faturanızı kolayca oluşturabilirsiniz. Bu yönteme ek olarak özel entegratör kullanımını ya da kendi sisteminizi oluşturmayı tercih edebilirsiniz. GİB portalı üzerinden e-Arşiv faturası oluşturmak, özellikle sınırlı kaynaklara sahip küçük ölçekli işletmelere pratik kullanım avantajı sağlar.
e-Fatura uygulamasının aksine kesilen e-Arşiv, matbu belge olarak basılabilir ve bu baskı resmi kurumlarca geçerli kabul edilir. Serbest format kullanılarak hazırlanabilen e-Arşiv Fatura, ayrıca mali mühür ve zaman damgası ile onaylanıp saklanabilir.
e-Arşiv nasıl kullanılır?
Henüz e-Fatura mükellefi değilseniz e-Arşiv uygulamasının kolaylıklarından yararlanmak için, öncelikle e-Fatura uygulamasına da geçmeniz gerekir
